Datenschutz von Iyengar Yoga Schweiz
1. Ziel
Iyengar Yoga Schweiz verfolgt den Zweck, Yoga gemäss der Lehre von B.K.S. Iyengar und seiner Nachkommen zu fördern sowie Unterstützung, Austausch und Verbindung mit dem Ramamani Iyengar Memorial Yoga Institute (RIMYI) in Pune, mit Iyengar Yoga Vereinigungen anderer Länder sowie mit allen Schüler:innen und Iyengar Yoga Lehrpersonen weltweit zu pflegen. Der Verein ist konfessionell und politisch neutral und nicht gewinnorientiert.
Iyengar Yoga Schweiz ist es wichtig, mit den in diesem Zusammenhang erhaltenen Daten verantwortungsvoll umzugehen und deren unsachgemässe Bearbeitung und Verletzung der Persönlichkeitsrechte durch datenschutzkonformes Handeln zu verhindern.
2. Zweck und Geltungsbereich
Die vorliegenden Datenschutzbestimmungen von Iyengar Yoga Schweiz (nachfolgend: Geschäftsstelle) tragen der Bedeutung und Tragweite des Datenschutzes im Sinne der Achtung der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte Rechnung. Sie bilden die verbindliche Grundlage für die Datenschutzleitlinien sowie alle datenschutzrelevanten Massnahmen und Aktivitäten der Geschäftsstelle, namentlich für die Bearbeitung von:
– Personendaten von Mitgliedern (Interessierte und Lehrpersonen)
– Personendaten der Nutzenden des Dienstleistungsangebots
– Personendaten der Mitglieder des Vorstands, der APK, der Zertifizierung Marc und Mitarbeitenden in der Geschäftsstelle
– Angaben zu weiteren Dritten (z. B. Auftragnehmende), soweit Personendaten betroffen sind.
3. Gesetzliche Grundlagen
Grundlage dieser Datenschutzbestimmungen bildet das Bundesgesetz über den Datenschutz vom 25. September 2020 (DSG; SR 235.1) sowie die Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz vom 31. August 2022 (DSV; SR 235.11).
4. Begriffe
Die wichtigsten Begriffe sind im Anhang 1 definiert.
5. Geltungsbereich
Diese Datenschutzbestimmungen gelten für alle Organe und Mitarbeitenden der Geschäftsstelle, die bei der Erfüllung ihrer Funktionen und Aufgaben Personendaten bearbeiten.
Sie gelten auch für externe Personen und Unternehmen, soweit sie sich mittels entsprechender schriftlicher Vereinbarung zur Einhaltung verpflichten.
6. Datenschutzgrundsätze
6.1 Rechtmässigkeit
Personendaten dürfen nur rechtmässig bearbeitet werden. Rechtswidrig erhobene Daten sind z. B. Daten, die durch Drohung, Täuschung oder Arglist gegenüber der betroffenen Person beschafft wurden.
6.2 Treu und Glauben
Widersprüchliches und missbräuchliches Verhalten ist unzulässig.
6.3 Verhältnismässigkeit
Vor der Bearbeitung von Personendaten ist zu prüfen, ob und in welchem Umfang diese Daten zur Erreichung des mit der Bearbeitung verfolgten Zweckes erforderlich sind. Wenn der Zweck auch mit anonymisierten oder statistischen Daten erreichbar ist und dies zumutbar ist, sind diese zu verwenden.
6.4 Transparenz
Die betroffenen Personen sind über den Umgang mit ihren Daten zu informieren. Zu diesem Zweck sind diese Datenschutzbestimmungen auch öffentlich auf der Website der Geschäftsstelle zugänglich. Grundsätzlich sind Personendaten bei den betroffenen Personen selbst zu erheben.
6.5 Zweckbindung
Die Daten dürfen nur zu dem Zweck bearbeitet werden, der bei der Beschaffung angegeben wurde, aus den Umständen ersichtlich oder gesetzlich vorgesehen ist.
6.6 Vernichtung oder Anonymisierung
Nicht mehr benötigte Daten sind zu vernichten (physisch oder elektronisch) oder zu anonymisieren.
Personendaten, die zu Archivierungszwecken aufzubewahren sind, werden gemäss den bereichs- oder tätigkeitsbezogenen Fristen aufbewahrt.
6.7 Richtigkeit
Die bearbeiteten Personendaten müssen sachlich richtig, vollständig und aktuell sein. Es sind geeignete Massnahmen zu treffen, damit unrichtige, unvollständige oder veraltete Daten berichtigt, ergänzt oder gelöscht werden.
7. Zulässigkeit der Datenbearbeitung durch die Geschäftsstelle
Die Bearbeitung von Personendaten ist grundsätzlich zulässig, wenn sie nicht ausdrücklich verboten ist (Erlaubnis mit Verbotsvorbehalt). Eine Persönlichkeitsverletzung ist unrechtmässig, wenn sie sich nicht durch einen Rechtfertigungsgrund legitimieren lässt.
8. Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis
Alle persönlichen Informationen, die Mitarbeitende und Organe im Rahmen ihrer Tätigkeit für Iyengar Yoga Schweiz von oder über Mitglieder, Nutzende oder Dritte erfahren, sind vertraulich. Sie unterliegen deshalb der Schweigepflicht (Berufsgeheimnis gemäss Art. 62 DSG).
Es ist den Mitarbeitenden untersagt, Personendaten unbefugt zu bearbeiten. Jede Bearbeitung, die ausserhalb der Erfüllung der übertragenen Aufgaben erfolgt, ist unbefugt. Die Verwendung für private oder wirtschaftliche Zwecke sowie die Weitergabe an Unbefugte ist untersagt.
9. Datensicherheit
Durch geeignete organisatorische und technische Massnahmen wird sichergestellt, dass der Datenschutz gewahrt und Datenschutzverletzungen vermieden werden. Personendaten dürfen nur für berechtigte Personen zugänglich, nicht unbefugt verändert oder weitergegeben, nachvollziehbar bearbeitet und bei Bedarf verfügbar sein – unabhängig von der Bearbeitungsart (elektronisch oder auf Papier).
9.1 Organisatorische Massnahmen
Zugriff und Bearbeitung erfolgen nach dem Prinzip «so viel wie nötig, so wenig wie möglich». Mitarbeitende dürfen nur auf Daten zugreifen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
9.2 Technische Massnahmen
Datenträger, Speicherorte, Transport und Wiederherstellung sind angemessen geschützt. Die Massnahmen berücksichtigen das Risiko für betroffene Personen sowie den Stand der Technik.
9.3 Dienstleister für Benachrichtigungen und Mitteilungen
Wir versenden Benachrichtigungen und Mitteilungen mit Hilfe von spezialisierten Dienstleistern. Wir nutzen insbesondere:
- Swiss Newsletter: Newsletter-Versand; Anbieterin: mailXpert GmbH (Schweiz); Angaben zum Datenschutz: Datenschutzerklärung, «Datenschutz und Sicherheit».
- Einwilligung und Widerspruch
Sie müssen grundsätzlich in die Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer sonstigen Kontaktadressen einwilligen, es sei denn, die Verwendung ist aus anderen rechtlichen Gründen zulässig. Für das allfällige Einholen einer doppelt bestätigten Einwilligung können wir das «Double Opt-in»-Verfahren verwenden. Sie erhalten in diesem Fall eine Mitteilung mit Anweisungen für die doppelte Bestätigung. Wir können eingeholte Einwilligungen einschliesslich IP-Adresse und Zeitstempel aus Beweis- und Sicherheitsgründen protokollieren.Sie können grundsätzlich dem Erhalt von Benachrichtigungen und Mitteilungen wie beispielsweise Newslettern jederzeit widersprechen. Mit einem solchen Widerspruch können Sie gleichzeitig der statistischen Erfassung der Nutzung für die Erfolgs- und Reichweitenmessung widersprechen. Vorbehalten bleiben erforderliche Benachrichtigungen und Mitteilungen im Zusammenhang mit unseren Aktivitäten und Tätigkeiten.
10. Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten
Da weniger als 250 Personen beschäftigt werden, keine besonders schützenswerten Daten in grossem Umfang bearbeitet und keine Hochrisiko-Profilings durchgeführt werden, wird gestützt auf Art. 12 Abs. 5 DSG und Art. 24 DSV auf ein Bearbeitungsverzeichnis verzichtet.
11. Bekanntgabe ins Ausland
Personendaten werden nur ins Ausland bekanntgegeben, wenn dies von der betroffenen Person gewünscht oder sie entsprechend informiert wurde.
12. Bekanntgabe an Dritte
Daten dürfen unter Einhaltung der Zulässigkeitsvoraussetzungen an Dritte weitergegeben werden. Die Empfänger:innen sind zur Verwendung ausschliesslich zu den vereinbarten Zwecken verpflichtet.
13. Auftragsbearbeitung
Wird eine Drittpartei mit der Bearbeitung von Personendaten im Auftrag der Geschäftsstelle beauftragt, so ist dies vertraglich oder mittels Vereinbarung zu regeln. Die Bearbeitung muss gemäss schweizerischem Datenschutzrecht und diesen Bestimmungen erfolgen.
14. Rechte der betroffenen Personen
14.1 Auskunftsrecht
Die betroffene Person kann Auskunft verlangen über:
– Identität und Kontaktangaben der verantwortlichen Stelle
– Bearbeitungszweck
– Empfänger oder Kategorien von Empfängern
– Kategorien von bearbeiteten Personendaten (sofern nicht direkt bei der Person erhoben)
Die anfragende Person muss sich ausweisen. Die Auskunft erfolgt schriftlich, unentgeltlich und innert 30 Tagen. Verzögerungen sind zu begründen.
Auskunft kann verweigert oder eingeschränkt werden, wenn ein Gesetz oder überwiegende Interessen Dritter dagegenstehen oder ein missbräuchliches Gesuch vorliegt.
14.2 Recht auf Berichtigung
Unrechtmässig oder unrichtig bearbeitete Daten werden berichtigt oder gelöscht.
14.3 Sperrung / Widerspruch
Die Bekanntgabe kann auf Wunsch gesperrt werden – ausser es besteht eine gesetzliche Verpflichtung oder überwiegende Interessen sprechen dagegen.
14.4 Datenherausgabe oder -übertragung
Bei automatisierter Bearbeitung mit Einwilligung oder im Rahmen eines Vertrags kann die betroffene Person die Daten in einem gängigen elektronischen Format erhalten oder an eine andere verantwortliche Stelle übertragen lassen. Einschränkungen gemäss 14.1 gelten analog.
15. Datenschutzverletzungen
Alle Mitarbeitenden und Organe melden Datenschutzverletzungen sofort.
Der/die Datenschutzverantwortliche koordiniert die gesetzliche Meldepflicht.
Verstösse werden sanktioniert – von Verwarnung bis Kündigung je nach Schwere.
16. Information und Umsetzung
Der Vorstand gibt bei Bedarf zusätzliche Richtlinien oder Merkblätter heraus, damit der Datenschutz im Alltag korrekt angewendet wird.
17. Zuständigkeiten
17.1 Vorstand
Der Vorstand ist strategisch und operativ für den Datenschutz verantwortlich, ernennt eine Datenschutzbeauftragte Person und deren Stellvertretung, sensibilisiert Mitarbeitende und überprüft die Bestimmungen regelmässig.
17.2 Datenschutzverantwortliche Person
Ist Anlaufstelle intern/extern, koordiniert gesetzliche Aufgaben, informiert über Risiken und besondere Vorfälle, meldet relevante Datenschutzverletzungen der Aufsichtsbehörde.
17.3 Organe / Mitarbeitende
Alle beachten den Datenschutz eigenverantwortlich und handeln gemäss diesen Bestimmungen und den Weisungen des Vorstands.
18. Inkrafttreten
Diese Datenschutzbestimmungen wurden am 17. November 2023 vom Vorstand genehmigt und treten am 1. September 2023 in Kraft.
Bern, 17. November 2023
Iyengar Yoga Schweiz
Susanne Kienberger, Präsidentin
Hermann Leu, Vizepräsident